Ricoh, ein weltweit tätiges Unternehmen im Bereich der digitalen Arbeitsplätze, hat in einer im September 2021 veröffentlichten europaweiten Umfrage von 1'500 Führungskräften herausgefunden: Nach wie vor glauben viele Arbeitgeber und Vorgesetzte, dass die Produktivität der Mitarbeitenden im Homeoffice leidet. Zugleich sind viele Führungskräfte immer noch zu wenig bemüht, den Mitarbeitenden die allerbesten Voraussetzungen für das mobile Arbeiten und das Homeoffice zu bieten. Auf der andern Seite herrscht in der betriebswirtschaftlichen Wissenschaft aufgrund der Erfahrungen in der Coronakrise ein Konsens: Wo es möglich ist, gehört die Zukunft den hybriden Arbeitsmodellen. Das ist eine Kombination von Homeoffice, mobilem Arbeiten von überall her und Präsenz im Unternehmen. Damit das hybride Arbeiten klappt, muss in drei Voraussetzungen investiert werden.

Erstens: Ein «Seamless Office» schaffen

Die Umfrage von Ricoh zeigt auf: Viele Mitarbeitende haben Schwierigkeiten, von unterwegs oder vom Homeoffice aus «seamless», auf Deutsch «nahtlos», auf die Daten und Informationen ihres Unternehmens zuzugreifen. Deshalb muss die Informationstechnologie des Unternehmens garantieren, dass von überall her barrierefreies Arbeiten möglich ist. Für Klein- und Mittelunternehmen kann mit dem Einsatz der «Secure Cloud» von META10 dieses Ziel vollkommen erreicht werden.

Zweitens: Die Mitarbeitenden virtuell und persönlich zusammenbringen

Klare Kommunikation und ein starker Zusammenhalt sind die Grundlage einer erfolgversprechenden Unternehmenskultur. Das Unternehmen muss deshalb zuerst mal über gut funktionierende informationstechnologische Einrichtungen verfügen, um virtuelle Treffen zwischen den Mitarbeitenden durchzuführen. Neben den virtuellen formellen und informellen Meetings und Gesprächen braucht es aber auch weiterhin persönliche Begegnungen. Diese müssen so institutionalisiert werden, dass sie sich reibungslos in das hybride Arbeiten einfügen.

Drittens: Die Arbeitsplätze und Räume im Unternehmen digital managen

Hybrides Arbeiten ist eine Kombination von Homeoffice, mobilem Arbeiten von überall her und Präsenz im Unternehmen. Das heisst in letzter Konsequenz: Es braucht im Vergleich zur stetigen vollen Präsenz aller Mitarbeitenden weniger Büros und andere Räumlichkeiten am Unternehmensstandort. Damit die vorhandenen Büros und anderen Räume sich beim hybriden Arbeitsmodell optimal nutzen lassen, sollte ein von allen Mitarbeitenden einsehbares digitales «Desk-and-Room-Management-Tool» eingesetzt werden: Das ermöglicht die friktionsfreie Präsenz der Mitarbeitenden und Nutzung der Meetingräume am Unternehmensstandort.