Am 1. Januar 2013 ist das neue Rechnungslegungsrecht in Kraft getreten. Nach der zweijährigen Anpassungsfrist gelten die neuen Bestimmungen seit dem 1. Januar 2015 für die meisten Unternehmen definitiv. Ausnahme: Unternehmen mit Konzernrechnungen haben zur Anpassung noch bis zum Geschäftsjahr 2016 Zeit.
 

„Milchbüchleinrechnung“ für Kleinunternehmen

Gemäss dem neuen Rechnungslegungsrecht müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500‘000 Franken Jahresumsatz, nicht im Handelsregister eingetragene Vereine und Stiftungen sowie nicht revisionspflichtige Stiftungen nurmehr eine „Milchbüchleinrechnung“ führen: Ausgewiesen werden müssen lediglich die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage.
 

Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung

Der vollen Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von mindestens 500‘000 Franken sowie alle im Handelsregister eingetragenen juristischen Personen wie Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften, Kommanditaktiengesellschaften, Vereine und Stiftungen.
 

Aufbewahrungspflicht

Gemäss dem neuen Recht sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz wie namentlich E-Mails dagegen muss grundsätzlich nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.
 

Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung

Wird die Aufbewahrungspflicht elektronisch wahrgenommen, sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung gemäss der Geschäftsbücherverordnung vom 1. Januar 2013 einzuhalten. Dazu zählen namentlich die jederzeitige Lesbarkeit der Daten, der unverfälschbare Nachweis der Speicherung, die Unveränderbarkeit der Daten auf unveränderbaren Datenträgern oder mittels digitaler Signatur.