Der ganz normale Montags-Irrsinn: Mit dem Öffnen des Mailprogramms geht die Laune in den Keller. Der Posteingang ist voll und der Vormittag eigentlich schon gelaufen. Und noch während Sie sichten, ordnen, löschen und beantworten, pladdern weitere E-Mails in die Inbox. An den ersten Arbeitstag nach dem nächsten Urlaub wollen Sie erst gar nicht denken. 
 

Im Schnitt über 100 E-Mails pro Tag 

Eine Vielzahl von Studien unterstreicht, wie sehr die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen die Effizienz beeinträchtigt. So geht etwa eine Untersuchung des britischen Henley Management College von 40 Minuten täglich vernichteter Arbeitszeit durch E-Mails aus. Andere Untersuchungen sprechen von bis zu 20 Stunden pro Woche. Thomas Jackson von der Universität Cardiff hat zudem ermittelt, dass eine fünfsekündige Unterbrechung (etwa durch das Überfliegen einer eingehenden Mail) eine Konzentrations-Regenerationszeit von 64 Sekunden nach sich zieht. Noch eine Zahl gefällig? Nach Schätzung des Marktforschungsinstituts Radicati flossen im Jahr 2012 täglich 89 Milliarden E-Mails durch die weltweiten Unternehmensnetze – über 100 pro Mitarbeiter. 
 

Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung 

Radikale Gegenmaßnahmen wie etwa der vom Chef der Neuperlacher Firma Atos geplante Komplettausstieg aus der E-Mail-Kommunikation dürfte indes in den wenigsten Fällen eine praktikable Lösung sein. 
Vielmehr gilt es, den Umgang mit dem Moloch „Posteingang“ – der häufig nicht nur als Nachrichten-Eingangskorb, sondern als wichtigster persönlicher Wissensspeicher „missbraucht“ wird – ein wenig zu optimieren. Dazu sind nicht einmal ein ausgeklügeltes Ordner- und Ablagesystem und eine komplette Workflow-Umstellung vonnöten. Oft reicht schon die automatische Farbmarkierung bestimmter Mails oder eine übersichtlichere Darstellung umfangreicher Unterhaltungsketten. 

Das in Unternehmen meistgenutzte E-Mail-Programm Microsoft Outlook bietet eine Menge an zumeist brachliegenden Features, die enorm dabei helfen können, im Mail-Chaos den Überblick zu behalten. Die wichtigsten stellen wir in diesem Beitrag vor. Übrigens funktionieren alle Anleitungen für Outlook 2010 wie für Outlook 2013 gleichermassen.