Störfaktor Nr. 1: Ständige Benachrichtigungen über eingehende E-Mails unterbrechen die Konzentration. Abschalten oder selektiv verwenden! Suchordner reduzieren die Nachrichtenliste auf Wesentliches, wie zum Beispiel ungelesene Mails. Mit Outlook gegen die E-Mailflut ein Artikel von chip.de.
 

Endlich Ruhe: E-Mail-Benachrichtigung abschalten

Müssen Sie wirklich in der Sekunde, in der eine neue E-Mail im Posteingang landet, per aufdringlicher Textmeldung plus Warnton darauf hingewiesen werden? Diese permanenten Unterbrechungen stellen eine besonders schlimme Form des Mailterrors dar. Bringen Sie Outlook ganz einfach zum Schweigen: Unter „Datei“ – „Optionen“ – „E-Mail“ – „Nachrichteneingang“ entfernen Sie die Häkchen bei „Sound wiedergeben“ und „Desktopbenachrichtigung anzeigen“. Schon herrscht Ruhe.
 

Einfach mal abschalten: Deaktivieren Sie die optische und akustische Benachrichtigung für neue E-Mails.

Jetzt gibt es aber vielleicht doch die eine oder andere Nachricht, deren sofortige Bearbeitung absolute Priorität hat; zum Beispiel alles, was vom Chef kommt? Kein Problem: Richten Sie sich einfach eine automatsche Regel ein (dazu später in diesem Beitrag mehr): Alle Nachrichten von einem bestimmten Absender (oder mit anderen Kriterien wie ein Text im Betreff oder eine Wichtigkeits-Kennzeichnung) lösen einen wählbaren Sound und / oder ein sehr prominent mitten auf dem Desktop erscheinendes Benachrichtigungsfenster aus. In letzterem können Sie per Klick auch ohne Umweg die betreffende Mail gleich öffnen. Alle übrigen Nachrichten landen weiterhin völlig lautlos im Posteingang.
 

Suchordner bieten eine nach wählbaren Kriterien gefilterte Ansicht. Die Nachrichten bleiben dabei im Originalordner.  

Eine andere Form von "Ruhe": Anstatt ständig den überfüllten Posteingang mit allen schon gelesenen Nachrichten im Blick zu haben, schafft ein so genannter Suchordner die Konzentration aufs Wesentliche. Zum Beispiel nur ungelesene E-Mails oder nur solche, in denen Sie direkt adressiert wurden und nicht nur auf "CC" stehen. Suchordner sehen wie gewöhnliche Ordner aus. Allerdings enthalten sie gar keine Nachrichten, sondern bieten lediglich eine gefilterte Ansicht anderer Ordner – ganz ähnlich wie die Ergebnisliste nach einer Suche. In einem Suchordner angezeigte Nachrichten erfüllen ein bestimmtes zuvor festgelegtes Kriterium (zum Beispiel „Ungelesen“) und verschwinden, sobald diese Bedingung nicht mehr zutrifft. Dabei passiert der eigentlichen Nachricht überhaupt nichts; sie liegt unverändert an ihrem ursprünglichen Platz. 

Weitere mögliche Kriterien für Suchordner sind zum Beispiel als „Wichtig“ markierte Nachrichten oder Mails von einem bestimmten Absender. Tatsächlich lassen sich recht komplexe Filterregeln über „Benutzerdefinierte Kriterien“ individuell zusammenstellen.

Um eine solche Filteransicht einzurichten, klicken Sie links im Menüband „Ordner“ auf „Neuer Suchordner“, wählen das gewünschte Filterkriterium aus der Liste, tragen eventuell nötige Zusatzinformationen in das vorgesehene Feld ein (zum Beispiel einen Namen oder eine Mailadresse, wenn Nachrichten von einem bestimmten Absender angezeigt werden sollen) und klicken auf „OK“. In der Outlook-Ordnerliste gibt es einen eigenen Abschnitt namens „Suchordner“. Hier finden Sie Ihren neu angelegten Ordner, den Sie nach Belieben umbenennen und/oder in den Favoritenbereich verschieben können. Über „Datei“ – „Optionen“ – „Erweitert“ können Sie auch dafür sorgen, dass dieser Ordner beim Starten von Outlook automatisch geöffnet wird. Wählen Sie ihn dazu im Abschnitt „Starten und Beenden von Outlook“ aus.