Gespräch mit Simon Leuenberger, 37-jährig, Mitinhaber und Mitglied der Geschäftsleitung der Buchex Treuhand AG (links im Bild) sowie Stefan Streit, 45-jährig, Kundenberater und IT-Verantwortlicher (rechts mit Bürohund Elvis), über die Herausforderungen in der Treuhandbranche und ihren Entscheid, von der unternehmenseigenen Informationstechnologie auf die META10 Secure Cloud umzustellen. Lesen Sie ihre spannenden Antworten auf unsere Fragen.

Simon Leuenberger und Stefan Streit, was ist die Buchex Treuhand AG?

Simon Leuenberger: Die Buchex Treuhand AG, Basel, wurde vor rund 45 Jahren gegründet und zählt heute zehn Mitarbeitende. Geboten wird ein umfassendes Dienstleistungspaket für Klein und Mittelunternehmen sowie Private in den Bereichen Steuern, Unternehmensberatung, Buchführung, Wirtschaftsprüfung, Lohnadministration. Viel Wert legen wir auf eine fachkundige, qualitativ hochstehende und bedürfnisgerechte Beratung. Dafür werden alle Mitarbeitenden intern und extern laufend weitergebildet. Im Dienste der Nachwuchsförderung wird ein Praktikant einer Wirtschaftsmittelschule beschäftigt und die Mitglieder der Geschäftsleitung dozieren an den umliegenden Hochschulen.

Was sind derzeit die grössten Herausforderungen in der Treuhandbranche?

Simon Leuenberger: Eine grosse Herausforderung sind die laufenden Anpassungen der Gesetze und Regulierungen. Hier gilt es, stets auf dem letzten Stand zu sein. Auch im Bereich der Informationstechnologie herrscht ein laufender Erneuerungsdruck. Es braucht die bestmöglichen spezifischen Treuhandprogramme und für die überwiegend am Bildschirm arbeitenden Mitarbeitenden stabile und schnelle Systeme. Zudem wird das «Home-Office» immer beliebter, was einen sicheren Systemzugang von überall her erfordert. Kommt dazu, dass die Behörden mehr und mehr elektronische Abrechnungsplattformen betreiben, Bankgeschäfte per E-Banking abgewickelt werden und der Austausch von Dokumenten mit den Kunden überwiegend elektronisch erfolgt. Dadurch wird die Datensicherheit noch mehr zum zentralen Anliegen, damit keine Kundendaten verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Wie begegnet Ihr Unternehmen all diesen Herausforderungen?

Stefan Streit: Wir haben uns für die Cloudcomputing-Lösung von META10 entschieden und gleichzeitig die elektronische Datenablage eingeführt. Mit der Remoteverbindung zum Server haben die Mitarbeitenden von extern Zugang zum System und den Daten. Das erleichtert das «Home-Office». Auch bei Arbeiten beim Kunden vor Ort kann man über den Remotezugriff einfach und schnell auf die Daten zugreifen.

Was waren die Beweggründe für das Cloudcomputing?

Stefan Streit: Anfang 2018 hatten wir an zwei halben Tagen Ausfälle unseres unternehmenseigenen Servers. Dadurch waren alle Mitarbeitenden beeinträchtigt und konnten nur eingeschränkt oder gar nicht arbeiten. Da wir nur ein kleines Unternehmen sind, haben wir keine eigene informationstechnologische Abteilung. Deshalb musste ein externer IT-Spezialist beigezogen werden. Je nach dessen zeitlicher Verfügbarkeit kann das die Ausfallzeit verlängern. Deshalb haben wir nach Alternativen gesucht und verschiedene Angebote geprüft. META10 hat uns mit dem Konzept der «Industrie-Cloud» überzeugt. Dies zumal auch darum, weil sich etliche andere Treuhandunternehmen schon für diese Lösung entschieden haben und unsere branchenspezifischen Programme problemlos unterstützt werden. Zudem steht uns der erweiterte Support von 7 Uhr morgens bis 19 Uhr abends zur Verfügung.

Wie steht es mit den Kosten?

Simon Leuenberger: Aufgrund der transparenten Kostenstruktur hat man jederzeit den Überblick, was die gesamte Informationstechnologie, deren Wartung sowie die Installation und die Nutzung der einzelnen Programme kosten. Das gibt klare Entscheidungsgrundlagen und bewahrt vor unangenehmen Kostenüberraschungen.

Welche Probleme waren beim Wechsel zum Cloudcomputing besonders zu beachten?

Stefan Streit: Da wir viele sensible Kundendaten verwalten, war der Schritt der Verlagerung dieser Daten vom unternehmenseigenen Server zum externen Rechenzentrum genau abzuklären. Wichtig war namentlich, dass die Daten in der Schweiz bleiben. Ebenfalls stellte sich für uns die Frage der Abhängigkeit von META10: Was passiert beispielsweise bei einem Konkurs dieses Unternehmens oder bei Störungen des Zugangs zum Rechenzentrum? Zur Risikosenkung wird dafür ein sicheres externes Backup angeboten.

Wie wirkt sich der Einsatz des Cloudcomputings im Tagesgeschäft aus?

Stefan Streit: Es fallen viele informationstechnologische Aufwände weg, beispielsweise die dauernden Updates von System und Programmen. Und IT-Probleme werden durch den stets verfügbaren Support umgehend behoben. Die Mitarbeitenden können sich somit voll auf die Kunden konzentrieren.

Apropos Kunden: Wie profitieren sie von dieser Lösung?

Stefan Streit: Dazu gleich ein Beispiel: Ein erster Kunde hat bereits damit begonnen, in unserem Buchhaltungssystem zu buchen. Dank klar festgelegter Zugangsdefinitionen kann er selbst auf seine Buchhaltung zugreifen, sieht dabei aber selbstverständlich keine anderen Kundendaten. Das bringt dem Kunden Einsparungen bei den Softwarelizenzen. Zudem hat er Zugriff von überall her. Und alle Daten sind bei uns. Somit können wir bei Fragen rasch weiterhelfen.

Wie steht es generell mit der Datensicherheit?

Stefan Streit: Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es nie. Aber beim gewählten Cloudcomputing sind alle denkbaren Sicherheitsmassnahmen im Einsatz und werden tagtäglich auf den neusten Stand gebracht. Damit werden Gefahren mit höchster Wahrscheinlichkeit rasch erkannt und die entsprechenden Gegenmassnahmen ergriffen. Das Massnahmenpaket für die Datensicherheit rund um das Cloudcomputing übertrifft wohl den Sicherheitsstandard von vielen unternehmenseigenen Servern und Systemen.

Wie sehen Sie die Zukunft des Treuhandgeschäfts?

Simon Leuenberger: Wegen der Automatisierung von Abläufen, der Umstellung auf die elektronische Datenablage und Datenübermittlung sowie der Vervollkommnung des E-Bankings, das immer mehr auch Aufgaben der Buchhaltung übernimmt, sind die Treuhänder herausgefordert. Sie müssen digital auf der ganzen Linie gewappnet sein. Anstelle von Routinearbeiten müssen in Zukunft viel mehr anspruchsvolle Beratungs- und Kontrollaufgaben erfüllt werden.

Ihr abschliessender Rat an unsere Leserinnen und Leser?

Stefan Streit: Keine Angst haben vor Neuerungen. Umstellungen gut planen, damit diese reibungslos umgesetzt werden können. Die Mitarbeitenden gut auf die Änderungen vorbereiten und schulen, damit keine Ängste und keine ablehnende Haltung entstehen.