Unternehmen, aber auch «digitalisierte» Privatpersonen, müssen oder wollen ihre in den verschiedensten Formaten erstellten Dokumente langfristig archivieren. Für viele digitale Formate ist die Gefahr gross, dass sie über kurz oder lang nicht mehr lesbar sind. Es gibt aber ein Format, das die langfristige Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit sicherstellt: das PDF/A-Format.

ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung

Das PDF/A-Format ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung von Dokumenten im PDF-Format. Neben der Anerkennung als Standard durch die International Organization for Standardization (ISO) bietet das Format folgende Vorteile: Kleine Dateigrösse, Fähigkeit zur Volltextsuche, und – als Teil der PDF-Familie – ist es das Format mit den meisten Werkzeugen und Lösungen. Die ISO-Standardisierungsvorschriften garantieren die langfristige Lesbarkeit der Dokumente, und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem die Dokumente ursprünglich erstellt worden sind.

Konvertierung der Formatvielfalt in PDF/A

Es ist nicht vorgeschrieben, für seine Langzeitarchivierung PDF/A zu nutzen. Doch PDF/A hat für diese Funktion eine allgemeine und breite Akzeptanz gefunden. Deshalb steht denn auch in Wikipedia: «PDF/A ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Teilmenge des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen.» Wer sich als Unternehmen oder Privatperson zur Nutzung von PDF/A für die Langzeitarchivierung entscheidet, muss folgendes Ziel anstreben: Die Konvertierung der zu archivierenden Formatvielfalt nach PDF/A sollte möglichst automatisiert erfolgen. Diese Konvertierung kann beim Anwender erfolgen, bevor digital archiviert wird. Bei einem höheren Datenvolumen empfiehlt es sich, die Konvertierung nach PDF/A auf dem Archivierungsserver automatisiert vorzunehmen. Unternehmen sollten die für sie bestgeeignete Lösung mit ihrem Informationstechnologie-Spezialisten auswählen. Weil bei der Dateivielfalt und dem oft vorhandenen Passwortschutz von Dokumenten im digitalen Alltag die automatisierte Konvertierung zuweilen nicht gelingt, müssen in der gewählten Gesamtlösung entsprechende Regeln hinterlegt werden. Es kommt dann eine Lernkurve in Gang, welche die Automatisierung laufend vervollkommnt.

PDF Association setzt sich für die PDF-Technologie ein

Weitere Informationen über PDF/A stellt die PDF Association auf ihrer Internetseite zur Verfügung. Die PDF Association wurde 2006 als PDF/A-Kompetenzzentrum gegründet. Ihr Ziel ist die Einführung und Umsetzung internationaler Standards für die PDF-Technologie. Dazu setzt sich der Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein.