Frage von K. G. in B.: «Wir sind ein kleineres Dienstleistungsunternehmen und betreiben unsere Informationstechnologie erfolgreich in der Cloud. In der letzten Geschäftssitzung fragten wir uns: Ist es möglich mit einem bei der elektronischen Archivierung eingescannten Dokument die Echtheit einer Unterschrift zu beweisen?»

Wegweisendes Bundesgerichtsurteil rund um die elektronische Archivierung

Bei der Recherche für die Antwort auf den Nachweis der Echtheit einer Unterschrift mit einem eingescannten Dokument sind wir auf den wegweisenden und noch recht frischen Bundesgerichtsentscheid 9C_634/2014 vom 31. August 2015 gestossen. Da geht es um die Vorsorgeeinrichtung der AXA Winterthur, welche die gesamte Kapitalleistung einer Versicherten aufgrund eines von dieser Versicherten unterzeichneten Auszahlungsformulars und einer unterzeichneten Vollmacht an einen Dritten auszahlte. Nach einiger Zeit verlangt die Versicherte die Kapitalzahlung erneut. Sie behauptet, die Unterschriften stammten nicht von ihr, sondern seien gefälscht worden. Die Auszahlung sei deshalb unrechtmässig erfolgt. Der daraus entstehende Rechtsfall gelangt bis an die sozialrechtliche Abteilung des Bundesgerichts.

Echtheit der Unterschrift kann mit eingescanntem Dokument nicht erbracht werden

Im Laufe des Rechtsfalls wird angeordnet, die Echtheit der Unterschriften sei anhand von Originalunterschriften der Klägerin und den Originaldokumenten zu überprüfen. Der Beweis der Echtheit kann jedoch nicht erbracht werden, weil die AXA Winterthur von der ausdrücklichen gesetzlichen Befugnis Gebrauch macht, ihre Akten elektronisch aufzubewahren und die Originaldokumente zu vernichten. Wörtlich sagt das Bundesgericht dazu: «Es ist allgemein anerkannt, dass nur die am Original erhobenen Befunde eine positive Urheberschaftsaussage begründen können und der Nachweis der Echtheit einer Fotokopie nicht möglich ist. Nicht-Originale enthalten lediglich bildliche Darstellungen von Schreibleistungen und es existieren keine hinreichend sicheren Methoden nachzuweisen, dass die darin enthaltenen Schriftzüge unverändert und vollständig reproduziert worden sind. Es muss deshalb bereits offenbleiben, ob ein entsprechendes Original überhaupt jemals in der dargestellten Form existiert hat. Bei dieser Sachlage ging das kantonale Sozialversicherungsgericht zu Recht davon aus, dass der Beweis der Echtheit der Unterschriften mangels Tauglichkeit des zu untersuchenden Materials nicht erbracht werden konnte und das in Aussicht gestellte Schriftgutachten unter diesen Umständen keinen Sinn machte. Der Beweis der Echtheit der Unterschrift musste bereits in diesem Stadium als gescheitert betrachtet werden.»

Ergo: Bei der heutigen Rechtslage gibt es laut Bundesgericht trotz des sogar gesetzlich geförderten Trends zum papierlosen und umweltbewussten Büro für papierene Originaldokumente mit einem potenziell hohen Streitwert offenbar nur eine Möglichkeit: Das Original mit der Originalunterschrift aufbewahren.