Erich Vogt von der Geschäftsführung der SignPool Group AG, Baar,  hat an der META10-Veranstaltung «Secure Cloud für Treuhänder» die wichtigsten Grundsätze der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und deren elektronische Umsetzung erläutert. Wer den Anlass verpasst hat: Am Mittwoch, 2. Dezember 2015, 16.00 Uhr, gibt es bei der META10, an der Haldenstrasse 5 in Baar eine Wiederholung. 

Obligationenrecht und Geschäftsbücherverordnung

Alle Unternehmen, auch diejenigen mit einer Cloud-Computing-Lösung, müssen in der Schweiz eine strenge gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Geschäftsunterlagen erfüllen. Die Vorschriften dafür sind im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) festgelegt

«Im Zweifel aufbewahren»

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Die Geschäftskorrespondenz wie namentlich E-Mails dagegen muss grundsätzlich nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Achtung: In der jüngsten Literatur wird dringlich darauf hingewiesen, den Grundsatz „Im Zweifel aufbewahren“ zu befolgen. Namentlich bei späteren Streitigkeiten können Korrespondenzen wie E-Mails, die a priori keinen Buchungsbelegcharakter haben, allenfalls umstrittene Zusammenhänge belegen und damit der Rechtsdurchsetzung dienen.

«Unveränderbar» oder «nachvollziehbare Veränderungsmöglichkeit»

Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind unveränderbare Informationsträger zulässig sowie veränderbare Informationsträger, wenn technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.

In angemessener Frist einsehbar und verständlich

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren, der Datenaustausch und die Infrastruktur wie Maschinen und Programme, die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. Wichtig: Bei der Rechnungslegung muss der Grundsatz der Nachprüfbarkeit jederzeit gewährleistet sein.

Die gesetzeskonforme elektronische Archivierung kann in die massgeschneiderte Cloud Computinglösung von META10 problemlos eingebaut werden.