Aufgrund der ausgiebigen Diskussion um die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung sollte es nun eigentlich ein jeder wissen: Von Gesetzes wegen müssen Daten über Kunden und über Mitarbeitende durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Das gilt auch für die elektronische Übertragung und somit auch für das Versenden dieser Daten via E-Mail. Oder: Die Verschlüsselung der E-Mail mit solchen Daten ist gefordert.

Viele E-Mails sind nach wie vor unverschlüsselt

Tatsache ist: Immer noch werden gerade von kleineren Unternehmen wichtige Geschäftsinformationen und die heikelsten Dokumente mit den sensibelsten Personendaten ungesichert per E-Mail verschickt. Zu bedenken ist, dass die Daten ja in aller Regel nicht nur innerhalb der Schweiz übertragen werden, und zwar selbst dann nicht, wenn Absender und Adressat in der Schweiz sind. Die Daten wandern oft über Leitungen im Ausland – gerade auch über solche in den USA. Dabei werden Daten an vielen Punkten zwischengespeichert – auch im Ausland. Unverschlüsselte Daten können dort durch Dritte eingesehen, kopiert und allenfalls auch verändert werden. Daraus entsteht dann allenfalls ein Haftungsfall aufgrund der modernen Datenschutzgesetzgebungen.

Verschlüsselung ist keine Hexerei

In der Welt der modernen Informationstechnologischen (IT-)Betriebssysteme und Programme ist das sichere Versenden der E-Mails keine Hexerei mehr. Es gilt, sich mit seinem IT-Sachverständigen in Verbindung zu setzen und die Integration des verschlüsselten E-Mail-Verkehrs in das gesamte Geschäftsverwaltungssystem sowie die Archivierung verschlüsselter Dokumente zu planen und umzusetzen.

Zum Beispiel «Secure eMail» von META10

META10 bietet den reibungslosen Einbau von „Secure eMail“ in die Cloud-Lösung. Damit können in der gewohnten Arbeitsumgebung E-Mails mit vertraulichen Daten wie Offerten, Rechnungen, Lohninformationen, Kontoauszüge oder Verträge gesichert versandt werden. Der Empfänger kann sicher darauf antworten. Im Service eingebaut sind die automatische Verschlüsselung und Entschlüsselung, die digitale Signatur, der Schutz vor Spam, Viren und Pishing.